A SONRISA INFORMATIKAI KFT.
BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER MŰKÖDTETÉSÉRŐL SZÓLÓ SZABÁLYZATA
VÁLLALATI ADATOK
Cég neve: Sonrisa Informatikai Kft.
Cég rövidített megnevezése: Sonrisa Kft. (hereinafter Sonrisa)
Székhely: 1022 Budapest, Bég u. 3-5. I/108.
Cégjegyzékszám: 01-09-877659
Adószám: 13873222-2-41
Képviseli: Szurdi Miklós, ügyvezető
I. BEVEZETŐ
A Sonrisa Informatikai Kft. (székhely: 1022 Budapest, Bég utca 3-5., a továbbiakban: Sonrisa) elkötelezett a jogszabályoknak megfelelő, egymást tisztelő vállalati kultúra megteremtése mellett. A Sonrisa felismerte azt, hogy a belső-visszaélés bejelentési rendszer létrehozásával megelőzhetők, illetve hatékonyabban kezelhetők a szervezeten belüli visszaélések, a vállalat működése átláthatóbbá válik, amely növeli a bizalmat a vállalat iránt a foglalkoztatottak és a partnerek körében és hatékonyabb működéshez vezethet.
II. A SZABÁLYZAT CÉLJA
1) A Sonrisa mint foglalkoztató a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (a továbbiakban: Panasztörvény) foglalt kötelezettségeinek eleget téve belső visszaélés-bejelentési rendszert hozott létre.
2) A belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozatalának célja az, hogy rendelkezésre álljon a Panasztörvénynek megfelelően létrehozott csatorna annak érdekében, hogy a vonatkozó jogszabályok, illetve a Sonrisa szabályzatai megsértése esetén a panaszok tisztességes eljárásban, pártatlanul, a bejelentő védelmének biztosítása mellett kivizsgálásra kerüljenek.
III. A BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZER MŰKÖDTETÉSE
1) A belső visszaélés-bejelentési rendszert erre a célra létrehozott, pártatlan személyekből álló csoport (Vizsgálóbizottság) működteti. A Vizsgálóbizottság három tagból áll, amelyből egyik tag a Vizsgálóbizottság elnöke.
2) A Sonrisa a Vizsgálóbizottság tagjaként és elnökeként kijelölhető személyek körét munkakör vagy pozíció megnevezésével külön döntésben jelöli ki.
3) Bejelentés érkezése esetén a Vizsgálóbizottság további két tagját az Elnök jelöli ki. A tagokat úgy kell kijelölni, hogy a pártatlanság elvének való megfelelés biztosított legyen. Amennyiben az Elnök személyének pártatlansága nem biztosított, úgy a HR vezető jár el elnökként.
IV. A BEJELENTÉS TÁRGYA
1) A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információkat lehet bejelenteni.
V. A BEJELENTŐ SZEMÉLYE
1) A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet
a) Sonrisa által foglalkoztatott,
b) az a foglalkoztatott, akinek a Sonrisa-nál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
c) a Sonrisa-val foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
2) A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet
a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Sonrisa-val szerződéses kapcsolatban áll,
b) a Sonrisa tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Sonrisa ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
c) a Sonrisa-val szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
d) a Sonrisa-nál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
e) a Sonrisa-val az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Sonrisa-val megszűnt.
3) Az eljárás megindításához a bejelentőnek az alábbi adatokat, információkat kell megadnia:
a) a bejelentő nevét és elérhetőségét, feltéve, hogy a bejelentést nem névtelenül kívánja megtenni,
b) a Sonrisa-val fennálló viszonyát és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához fűződő méltányolható jogos érdekének megjelölését,
c) amennyiben ismeri, a bejelentéssel érintett személy nevét, beosztását, a Sonrisa-val fennálló viszonyát,
d) a bejelentett visszaélés leírását és az ügy kivizsgálásához szükséges valamennyi lényeges információt, rendelkezésre álló bizonyítékot,
e) a bejelentő nyilatkozatát, miszerint a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
VI. A BEJELENTÉS MEGTÉTELÉNEK MÓDJA
1) A bejelentő a bejelentést szóban vagy írásban teheti meg.
2) A szóbeli bejelentés személyesen, előre egyeztetett időpontban tehető meg a 1022 Budapest, Bég u. 3-5. címen, az írásbeli bejelentés a fenti címre a Vizsgálóbizottsá elnökének, illetve a 7. pontban található e-mail címre küldhető meg.
3) Személyesen történő bejelentés esetén a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést – a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően – tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy jegyzőkönyv felvételével írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.
4) A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a személyesen megtett bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.
5) Szóbeli bejelentés esetén a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője felhívja a bejelentő figyelmét a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
6) Szóbeli bejelentés esetén a bejelentőnek arról is nyilatkoznia kell, hogy milyen kapcsolattartási módokon kíván az eljárás során kapcsolatot tartani és melyek az erre szolgáló elérhetőségei.
7) Írásbeli bejelentés a compliance@sonrisa.hu e-mail címre lehet megtenni.
8) A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. A bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási, valamint adatkezelési szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
9) A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújt az eljárási és adatkezelési szabályokról.
10) A bejelentő törekszik arra, hogy a panaszt a lehető legrövidebb időn belül bejelentse.
11) A bejelentő jogosult a bejelentést azonosíthatatlan módon megtenni. Az azonosíthatatlan bejelentőt – amennyiben lehet – tájékoztatni kell arról, hogyha az általa megadott információ nem elegendő vagy nem megfelelő a bejelentés kivizsgálásához, illetve a vizsgálat megindításához vagy eredményes lefolytatásához elengedhetetlenül szükséges információ egyébként bármely okból nem beszerezhető, úgy a vizsgálat eredmény nélkül kerülhet lezárásra.
VII. A BEJELENTÉS KIVIZSGÁLÁSA
1) A bejelentés, a vizsgálat és a döntés megismerésére jogosultak a Vizsgálóbizottság tagjai, a bejelentő, a bejelentett, az ügy kivizsgálásában részt vevő, ahhoz információkkal, szakmai támogatással hozzájáruló munkatársak, beleérve a bejelentett felett munkáltatói jogkört gyakorló vezetőt, a közreműködésükhöz szükséges mértékben.
2) Nem vehet részt a vizsgálatban és a döntéshozatalban a bejelentő, a bejelentett, az, akinek a meghallgatása az eljárás során szükséges, vagy akitől az ügy elfogulatlan megítélése egyéb okból nem várható el.
3) A kizárási okot az érintett a Vizsgálóbizottság elnökének arról való tudomásszerzést követően haladéktalanul köteles jelezni. A Vizsgálóbizottság elnöke az őt érintő kizárási okot az arról való tudomásszerzést követően haladéktalanul köteles jelezni a Vizsgálóbizottságnak. Az elfogultsági kifogás tárgyában a Vizsgálóbizottság elnöke dönt, a Vizsgálóbizottság elnöke ellen érkező kifogás tárgyában a Vizsgálóbizottság határoz.
4) A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja.
5) Az 4) pontban foglalt határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő VII. 20. pont szerinti tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
6) Ha a bejelentés alapján fennáll annak lehetősége, hogy a bejelentés tárgyát képező cselekmény munkaviszonyból eredő kötelezettség megszegését is megvalósítja, a Vizsgálóbizottság erről tájékoztatja a munkáltatói jogkör gyakorlóját.
7) Ha a bejelentés alapján fennáll annak a lehetősége, hogy valamely speciális, jogszabályban vagy belső szabályzatban rögzített kötelezettségszegést (pl. versenyjog, egészség-biztonság-környezetvédelem, vagyonbiztonság, adatvédelmi incidens stb.) is megvalósít a bejelentett cselekmény, a Vizsgálóbizottság a szükséges információkat az adott terület felügyeletéért felelős szervezeti egységnek továbbítja. azzal, hogy a vizsgálat lezárultával annak eredményéről a Vizsgálóbizottságot tájékoztassa.
8) A Vizsgálóbizottság az eljárást felfüggeszti, ha más külső szervezet, vagy más belső szervezeti egység hatáskörébe tartozó előzetes kérdés vizsgálata szükséges, annak az eljárásnak a befejezéséig, illetve, ha ugyanabban az ügyben, vagy összefüggő kérdéseben hatósági vagy bírósági eljárás kezdődött, annak jogerős befejezéséig.
9) Ugyanazon, vagy összefüggő kérdésben folyamatban lévő hatósági vagy bírósági eljárás lezárultáig a jelen szabályzat szerinti eljárás nem indítható, a már folyamatban lévő eljárást a hatósági vagy bírósági eljárás jogerős, vagy végleges befejezéséig fel kell függeszteni.
10) A bejelentés kivizsgálása során a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésére bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.
11) A bejelentés kivizsgálása során a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője:
a) – ha a bejelentés olyan dokumentumra hivatkozik, amely a bejelentéshez nem került csatolásra, de az a Sonrisa dokumentuma vagy a Sonrisa által beszerezhető – intézkedik a szükséges dokumentumok beszerzése iránt,
b) tájékoztatást kérhet Sonrisa munkavállalótól és a Sonrisa-nak munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében munkát végző személyektől,
c) – ha a bejelentés kivizsgálására egyéb módon nem kerülhet sor – a Sonrisa-val kapcsolatban álló személyeket megkeresheti és tájékoztatást kérhet,
d) – ha a bejelentés kivizsgálására egyéb módon nem kerülhet sor – a Sonrisa munkavállalóját meghallgathatja,
e) – ha a bejelentés kivizsgálására egyéb módon nem kerülhet sor – a munkáltatói jogkör gyakorlójának egyetértésével a Sonrisa alvállalkozóját, annak munkavállalóját meghallgathatja.
12) A 11) pont a)-c) szerint kért adatokat, információkat a visszaélés bejelentő rendszer működtetője részére 5 munkanapon belül meg kell adni.
13) A 11) pont d) és e) pontja szerinti meghallgatásról a munkavállalót, illetve az e) pont esetében a munkáltatói jogkör gyakorlóját két munkanappal megelőzően tájékoztatni kell.
14) Az eljárás során sor kerülhet az érintettek meghallgatására személyesen, vagy videokonferencia útján. A meghallgatáson a meghallgatott kérésére jelen lehet a munkáltatói jogkört gyakorló, vagy a jogi képviselője.
15) A Vizsgálóbizottság a meghallgatásra kerülő személyt tájékoztatja a személyes adataik (név, beosztás, egyéb, az elmondottak alapján rá utaló következtetés) kezeléséről, illetve a személyes adataik védelméhez kapcsolódó jogairól.
16) A meghallgatásról jegyzőkönyv vagy feljegyzés készül, melyet a meghallgatott megtekinthet. A meghallgatott kifejezett és előzetes hozzájárulása alapján, ha célszerűnek látszik, a meghallgatásról jegyzőkönyv hangfelvétel útján is készülhet – ez esetben elegendő a meghallgatónak és a meghallgatottnak jelen lennie. A felvétel alapján a meghallgatásról tartalmi leirat készül. A leirat jelenlévők által történő jóváhagyását követően a felvételt törölni kell.
17) A bejelentőnek, valamint a kivizsgálás során meghallgatott személyeknek (tanú, bejelentett személy, stb.) meg kell küldeni jelen eljárási szabályzat egy példányát, valamint az adatvédelmi tájékoztatót.
18) A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejthessee, és azt bizonyítékokkal támaszthassa alá.
19) A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. Ez a rendelkezés a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkező személyre is alkalmazandó.
20) A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentőt írásban tájékoztatja:
a) a bejelentés kivizsgálásáról,
b) annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról,
c) a bejelentés kivizsgálásnak az eredményéről vagy
d) a megtett vagy tervezett intézkedésekről.
21) Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a 20) pontban foglaltakról a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.
22) A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem az V. fejezet szerint erre jogosult személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, vagy
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásból eredő korlátozásával nem állna arányban.
23) A bejelentés alapján úgy kell eljárni, hogy a bejelentőt a bejelentés megtételével kapcsolatban ne érje hátrányos következmény.
VIII. Döntések, intézkedések
1) A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak az IV. fejezet szerinti visszaélések orvoslására.
2) A Vizsgálóbizottság a döntéseket egyszerű szótöbbséggel hozza meg.
3) A Vizsgálóbizottság döntésében intézkedési javaslatot (ajánlást) fogalmazhat meg a munkáltatói jogkör gyakorlója, a bejelentésben érintett vezetője és az érintett szervezeti egységek számára a visszaélés orvoslására, a megfelelő javító intézkedések meghozására, illetve olyan intézkedések meghozására, amelyek alkalmasak a visszaélések elkerülésére, megelőzésére és a kockázatok csökkentésére. A Vizsgálóbizottság döntését köteles írásba foglalni és megindokolni.
4) A Vizsgálóbizottság a lefolytatott vizsgálat eredményeként
a) intézkedés meghozatala nélkül lezárja a vizsgálatot, amennyiben a bejelentésben foglalt körülmények helytállósága nem állapítható meg,
b) a bejelentésben foglalt körülmények helytállósága esetén megállapítja jelen szabályzat IV. fejezete szerinti visszaélés fennállását és jelen fejezet 5) pontjában részletezett intézkedéseket alkalmazza önállóan vagy együttesen.
5) A jelen fejezet 4) b) pontja szerinti esetben az alábbi intézkedések alkalmazhatók:
a) ajánlás megfogalmazása a megfelelő magatartás elősegítésére, folyamatok javítására, a visszaélés-szerű magatartások kockázatainak csökkentésére, erről a Vizsgálóbizottság az érintett szakmai vezetőt és a munkáltatói jogkör gyakorlóját tájékoztatja,
b) a felelős figyelmeztetése,
c) határidő tűzésével a felelős felszólítása a visszaélés megszüntetésére,
d) javaslattétel a Sonrisa részére belső vizsgálat lefolytatására,
e) javaslattétel a felelőssel szembeni munkajogi vagy egyéb eljárás kezdeményezésére, illetve a visszaélés teljesítményértékelésben történő figyelembevételéről,
f) ha külön jogszabály a bejelentett cselekmény alapján, az abban foglalt feltételek fennállása esetén visszaélés megállapítása helyett meghatározott eljárás megindítását írja elő, Vizsgálóbizottság kezdeményezi azt,
g) ha külön jogszabály a bejelentett cselekmény alapján büntetőeljárás megindítását írja elő, a feljelentést meg kell tenni.
6) A Vizsgálóbizottság a döntését 5 napon belül közli az érintettekkel, így a bejelentővel és azzal a személlyel, akire a bejelentés vonatkozott, szükség esetén az ügyben érintett területet irányító, illetve a bejelentett érintett felett munkáltatói jogkört gyakorló vezetővel.
IX. TITOKTARTÁS
1) Az érintettek személyes adatainak, jó hírnevének és a Sonrisa üzleti információinak védelme érdekében az eljárás során készített, illetve rendelkezésre bocsátott minden információ és irat bizalmas.
2) A rendszer úgy került kialakításra, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg.
3) A visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül érkezett ügyekben minden résztvevőnek (Vizsgálóbizottság tagjai, munkáltatói jogkör gyakorlója, egyéb vizsgáló, bejelentő, bejelentett, tanú, szakértő, stb.) bizalmasan kell kezelni minden, a bejelentés tartalmára, továbbá a bejelentőre, valamint arra a személyre vonatkozó információt, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, vagy aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.
4) A titoktartási kötelezettség nem korlátozza a bejelentett védekezéshez vagy tényállás tisztázáshoz kapcsolódó jogát, azonban jogainak gyakorlása során a bejelentett köteles törvényesen, így többek között a személyiségi jogok, információs önrendelkezési jog és üzleti titok tiszteletben tartásával eljárni.
X. HATÁLY
A szabályzat a Sonrisa honlapján (www.sonrisa.hu) való közzététel napjától annak visszavonásáig hatályos.